データベース-抽出

CS資格・Excelの実務に必須

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エクセルでの抽出　フィルタ

• 抽出は構築されたデータベースから、必要なデータだけを取り出すコマンドです。
• メニューの「データ」→「フィルタ」に、
  ・手軽な「オートフィルタ」
  ・詳細な「フィルタ オプションの設定」
  の２種類があります。
• 検索結果はコピーアンドペーストで他のエリアに貼り付けることができます。
• 検索結果を集計するには「SUBTOTAL」関数を使います。
  

注意
SUMやCOUNT等の通常の関数では非抽出部分まで集計されてしまいます。

オートフィルタ

• メニューの「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」でON・OFFします。
• フィルタモードがONになれば図のように項目名の横にリスト表示用の▼ボタンが表示されます。

• このボタンを押せばプルダウンメニューが表示され、「すべて」「トップテン」「オプション」と入力済の全項目が選択可能になります。

入力済の項目を選択した場合

• 選択した項目と同じデータのレコードだけが表示されます。
  

トップテン

• 上位（または下位）から指定した順位までを表示します。
• 順位は数値か全体からの比率を%で指定することも可能です。
• 例
  　　上位3位まで
  　　最下位から「全体の5%の人数」まで

注意
文字列の項目には設定できません。昇順降順の並び替えもしません。

オプション

• 詳細な条件設定が１フィールドにつき２個まで可能です。
• 左の枠にデータを入れ、右は条件を選択します。
• ANDは２つの条件を同時に満たすもの、ORはどちらか一方でも満たすもの全てが抽出されます。
• 条件が１個の場合は意味がありません。

こんな指定も可能です

抽出条件の解除

• 「すべて」を選択すればそのフィールドの抽出条件は解除されます。
• メニューの「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」を選択すれば全解除になります。

ルール

• 条件設定は各フィールド毎に行います。
• 複数のフィールドに条件を設定すれば各フィールドの条件を全て満たすデータだけが抽出されます。（ＡＮＤ検索）
• 「いずれかのフィールド条件に合致するもの」（ＯＲ検索）を抽出することはできません。
• フィルタモードをOFFにすれば抽出条件は全て解除されます。
• 抽出条件が設定されているフィールドは▼ボタンが青くなっています。
  

フィルタオプションの設定

• より詳細な抽出条件が必要な場合に使います。
• 複数フィールドの抽出条件をORで抽出することが可能です。

抽出先

選択範囲内

• 抽出元となる「リスト範囲」から、該当しなかったデータを非表示にします。

指定した範囲

• 元データはそのままで、別の場所に抽出結果が書き込まれます。
  

リスト範囲

• 抽出元となるデータのある範囲を指定します。
  

検索条件範囲

• 抽出条件を設定してあるセルの場所を指定します。
• 条件の見本１　（練習ファイルのデータを参照してください）

  Cで始まる品番全てと、
  数量が８００を超えるA社のフィールド全て

• 抽出条件はフィールド名を範囲の１行目に書き、そのフィールドの条件を２行目以降に書きます。

重要
同じ行の条件はANDで扱われ、異なる行の条件はORで扱われます。

• 条件の見本２

  A社分とB社分のデータであって、1日から９日までの納品で未入金のレコード。

• 条件の見本３

  この場合はCで始まる品番で数量800以上の全レコードと、A社分で数量800以上の全レコード

抽出範囲

• 抽出先を「指定した範囲」にした場合、抽出する場所を指定します。
• ただし、抽出先をセル番地指定する場合に他シートの番地指定をしたいなら、設定ウインドーを呼び出す際に抽出先のシートを開いておく必要が有ります。
• これを回避するなら同一シートに抽出してから移動させるか、データ範囲や抽出範囲をセル番地ではなく「範囲名」で指定すれば解決します。
  

重複するレコードは無視する

• 同じ内容のレコードが複数有った場合に、全てを抽出するのか、１レコードだけ抽出するのかを選択します。

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