データベース-抽出

CS資格・Excelの実務に必須

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エクセルでの抽出　フィルタ

• 抽出は構築されたデータベースから、必要なデータだけを取り出すコマンドです。
• メニューの「データ」→「並べ替えとフィルター」に、
  ・手軽な「フィルタ」 (オートフィルタ)
  ・詳細な「詳細設定」 (フィルタ オプションの設定)
  の２種類があります。
• 検索結果はコピーアンドペーストで他のエリアに貼り付けることができます。
• 検索結果を集計するには「SUBTOTAL」関数を使います。

注意
SUMやCOUNT等の通常の関数では非抽出部分まで集計されてしまいます。

オートフィルタ

• メニューの「データ」→「フィルタ-」のアイコンでON・OFFします。
• フィルタモードがONになれば図のように項目名の横にリスト表示用の▼ボタンが表示されます。

• このボタンを押せばプルダウンメニューが表示され、「すべて」「トップテン」「オプション」と入力済の全項目が選択可能になります。

• 簡単なフィルタで良いなら、項目を右クリックし、「フィルタ」を選択すれば抽出が可能です。
  ただし、試験では機能不足で使えません。

テキストフィルタ

• セルのデータが文字列の場合に使います。
• 設定した条件を満たすセルのレコードだけが抽出されます。

• ユーザー設定フィルタ
  条件は2つまでしか指定できませんが、より自由度の高い抽出ができます。
  下図の場合だと、Cで始まり「2201」を含まないものが抽出されます。

ANDとOR
ANDは２つの条件が両立したセルが抽出され、
ＯＲはいずれか一方でも該当すれば抽出されます。

数値フィルタ

• セルのデータが数値の場合に使います。
• 設定した条件を満たすセルのレコードだけが抽出されます。

トップテン　(数値専用)

• 上位（または下位）から指定した順位までを表示します。
• 順位は数値か全体からの比率を%で指定することも可能です。

例
右図の場合は
「上位１０位まで」
が抽出されます。

抽出条件の解除

• 「すべて選択」にチェックを付ければそのフィールドの抽出条件は解除されます。
• メニューの「データ」→「フィルタ」を選択すれば全解除になります。

ルール

• 条件設定は各フィールド毎に行います。
• 複数のフィールドに条件を設定すれば各フィールドの条件を全て満たすデータだけが抽出されます。（ＡＮＤ検索）
  「いずれかのフィールド条件に合致するもの」（ＯＲ検索）を抽出することはできません。
• フィルタモードをOFFにすれば抽出条件は全て解除されます。
• 抽出条件が設定されているフィールドは▼ボタンが青くなっています。

フィルタオプションの設定

• メニュー「データ」の「詳細設定」で起動します。
• より詳細な抽出条件が必要な場合に使います。
• 複数フィールドの抽出条件をORで抽出することも可能です。

抽出先

• ・選択範囲内
  抽出結果を抽出元となる「リスト範囲」に上書きします。
• ・指定した範囲
  元データはそのままで、別の場所に抽出結果が書き込まれます。
  ただしこの機能はバグがあり、抽出先の下にあるデータが消失してしまいますし、消失したデータは復活できません。

リスト範囲

• 抽出元となるデータのある範囲を指定します。

検索条件範囲

• 抽出条件を設定してあるセルの場所を指定します。

抽出条件はフィールド名を範囲の１行目に書き、そのフィールドの条件を２行目以降に書きます。

重要
同じ行の条件はANDで扱われ、異なる行の条件はORで扱われます。

この場合はA社分とB社分のデータであって、1日から９日までの納品で未入金のレコードが抽出されます。

この場合はCで始まる品番で数量800を超えるものの全レコードと、A社分で数量800を超えるものの全レコード

抽出範囲

• 抽出先を「指定した範囲」にした場合、抽出する場所を指定します。
• ただし、抽出先をセル番地指定する場合に他シートの番地指定は出来ません。
• この場合は同一シートに抽出してから移動させるか、データ範囲や抽出範囲をセル番地ではなく「範囲名」で指定すれば解決します。

重複するレコードは無視する

• 同じ内容のレコードが複数有った場合に、全てを抽出するのか、１レコードだけ抽出するのかを選択します。

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